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In vielen Branchen steigt der Druck auf Hersteller und Produzenten immer weiter an. Liefermengen werden erhöht, Bestellungen fallen größer aus. Viele Aufgaben können die Mitarbeiter vor Ort aus eigener Kraft schlicht nicht mehr erledigen. An diesem Punkt setzt die Digitalisierung an. Sowohl körperliche Arbeiten in Fabriken und Produktionsgebäuden als auch verwaltende Tätigkeiten lassen sich mittlerweile digital umsetzen. Aber wie genau gelingt der Strategiewechsel in der Praxis?
Klar ist, dass der Wandel von analoger Arbeit zur digitalen Revolution im Betrieb nicht von heute auf morgen gelingen kann. Sowohl finanziell als auch personell ist eine detaillierte und umfangreiche Planung erforderlich. Viele Stellen und Berufe wandeln sich durch die strategische Entwicklung, was wiederum teure Schulungsmaßnahmen und Weiterbildungen nach sich zieht. Vor allem die langfristigen Kosten und Faktoren werden innerhalb der Planung zur Herausforderung.
Hinzu kommt der zunehmend wachsende Konkurrenzdruck, der auf die gesamte Branche wirkt. Sobald ein Unternehmen auf neue und innovative Technologien setzt, müssen die anderen meist gezwungen nachsetzen. Doch auf Zwang funktionieren die wenigsten Projekte. Dies gilt auch für die Planung der Digitalisierungsbudgets, die zunächst von Beginn an deutlich zu niedrig angesetzt werden. Meist endet die Kalkulationen beim Kauf und der Einrichtung von Maschinen und beim Einsatz von passgenau auf das Unternehmen zugeschnittene Tools und Softwarelösungen.
Faktisch ist die Digitalisierung jedoch deutlich weitreichender. Bevor ungeeignete Lösungen erworben werden, kommt es auf eine umfassende Bedarfsanalyse im Betrieb an. Gemeinsam mit der Geschäftsführung und dem gesamten Team sollte hierbei entschieden werden, welche Lösungen sich am besten mit den eigenen Strategien verbinden lassen. Zeitdruck von außen sollten Sie hierbei einfach unbeeindruckt ignorieren, damit ihre Digitalisierung nicht an Grundsatzfragen scheitert.
Sobald Sie mit der konkreten Planung Ihrer Digitalisierungsbudgets beginnen, sind einige Faktoren zu beachten. Auch wenn viele der Begrifflichkeiten eindeutig und logisch klingen mögen, sind sie in der Praxis häufig entscheidende Hindernisse. Die Digitalisierungsstrategie sollte in Verbindung mit der konkreten Budgetplanung aus diesem Grund immer von mehreren Personen im Team getroffen werden. Die folgenden Ansätze helfen Ihnen an dieser Stelle weiter:
Ganzheitliche Akzeptanz
Auch die besten technischen Lösungen im Unternehmen helfen nicht, wenn sie keiner nutzen möchte. Besprechen Sie Neuerungen und Umstellungen im Arbeitsablauf daher vorab mit Ihrem Team. Meist ist im Bereich der Digitalisierung hierzu viel Überzeugungskraft erforderlich.
Gründlichkeit
Sobald alle Entscheider und Anwender überzeugt wurden, kommt es auf die Auswahl passender Lösungen für Ihr Unternehmen an. Sowohl für die Vorbereitung als auch für die praktische Durchführung ist Gründlichkeit die entscheidende Grundlage, um keine Details zu vergessen.
Fachliche Kompetenz
In der Regel liegen die Schwerpunkte der Entscheider rund um Digitalisierungsbudgets in der Buchhaltung. Besser ist jedoch, wenn auch externe Digitalisierungspartner zur Beratung herangezogen werden. Diese unterstützen Sie dabei, die richtige Auswahl zu treffen.
Produktivität
Wenn die Phase der Implementierung startet, sollten die Zeitpläne und Projektansätze verbindlich gelten. Verzögerungen während Ihrer Digitalisierungsstrategie verursachen häufig hohe Kosten, da die Abläufe im Betrieb bereits auf die neuen Lösungen eingestellt sind.
Auch wenn es auf den ersten Blick etwas teurer wirken mag, sind individuelle Tools und Programme für die Digitalisierung eine gute Investition. Eigenständige Programmierungen verschaffen Ihnen die Möglichkeit, individuell zu planen und Ihre Funktionen unabhängig von der Konkurrenz zu erweitern. Dies hat den entscheidenden Vorteil, dass gute Tools ausschließlich Ihnen zur Verfügung stehen. Die höheren Kosten decken sich bereits nach kurzer Zeit durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten.
Sollten Sie während Ihrer Bedarfsanalyse besondere Anforderungen definieren, können auch diese bereits innerhalb der Vorbereitung zur Sprache kommen. Passgenau programmierte Software für Unternehmen ist stets flexibel erweiterbar, wodurch auch nach ersten Tests noch Änderungen möglich sind. Für die Planung Ihrer Digitalisierungsbudgets sollten Sie die gewünschten Funktionen allerdings möglichst vorab festlegen, um aus finanzieller Sicht nicht überrascht zu werden.
Neben der strukturierten und umfassenden Planung haben wir einige weitere Tipps für Sie, wie Sie überhöhte Ausgaben vermeiden können. Gemeinsam im Team erarbeiten sich gute Planungen und strukturierte Konzepte deutlich einfacher, weshalb Sie wichtige Entscheidungen besprechen sollten.
Realistische Kalkulation
Während die einmaligen Kosten am einfachsten geplant sind, decken sie häufig nur einen Bruchteil der Gesamtausgaben ab. Viele SaaS-Modelle erfordern monatliche Abonnements, die bei zahlreichen Nutzern schnell stark ins Geld gehen können. Besprechen Sie daher am besten vorab mit den zuständigen Entwicklern, welche Kosten Sie erwarten und kalkulieren sollten.
Angemessene Zeitplanung
Auch wenn bei Fragen der Digitalisierung häufig Eile geboten ist, darf die Gründlichkeit nicht verloren gehen. Ihr Zeitplan lebt von einer sorgfältigen Erstellung, die sich von der ersten Planung bis hin zur finalen Implementierung entwickelt. Planen Sie am besten in einzelnen Projektetappen, die sich durch gleitende Fristen mit hoher Wahrscheinlichkeit erreichen lassen.
Parallele Umsetzung
Die Planung und Verwaltung von Digitalisierungsbudgets erfordert viel Aufwand. Dennoch dürfen die Produktion und das Geschäft keinesfalls stillstehen. Teilen Sie die verschiedenen Bereiche der Arbeit daher kompakt auf, um die Digitalisierung zum begleitenden Projekt zu machen.
Erfolgsmessungen und Zwischenauswertungen gehören bei der Überprüfung Ihrer Planung natürlich dazu. Dies gilt auch in Hinblick auf Ihre Digitalisierungsbudgets, die Sie bei Bedarf entsprechend anpassen sollten. Zwischenzeitliche Verschiebungen sind zwar unschön, lassen sich jedoch besser kalkulieren als nachträgliche Mehrkosten und finanzielle Belastungen. Auf Basis der Erfolgsmessung können Sie zudem bereits erste Erkenntnisse für weitere Projekte gewinnen. Arbeiten Sie in dieser Hinsicht mit dem Feedback Ihrer Mitarbeiter und optimieren Sie Ihre Konzepte an jeder Stelle.
So finden Sie am einfachsten heraus, welche Maßnahmen zur Digitalisierung nachhaltige Erfolge bringen und an welcher Stelle die menschliche Lösung vielleicht doch noch die bessere ist. Moderne Unternehmen befinden sich daher in einem stetigen Wandel, um die richtigen Entscheidungen für die Entwicklung des Betriebs zu treffen. Gerne erhalten Sie auch von uns technische Unterstützung und die gewünschten Entscheidungshilfen, um Ihre Projekte voranzubringen.
Auch wenn neue Innovationen und digitale Lösungen möglichst schnell kommen sollten, spielt die Sorgfalt eine entscheidende Rolle. Analysieren Sie immer vorab, welche Lösungen sich aus Ihrer Sicht rentieren und an welcher Stelle keine Veränderung erforderlich ist. Viele Unternehmen sparen sich diesen Schritt, was im schlimmsten Fall zu unbrauchbarer Software führt. Mit der richtigen Software (Angular, Laravel, etc.) für Unternehmen können alle Beteiligten arbeiten und ihre Effizienz steigern. Lassen Sie in dieser Hinsicht auch externe Beratung zu, um sich bei Projekten nicht zu verschätzen. Der Innovations- und Optimierungsdruck wird für Sie erst dann unangenehm, wenn Sie sich ihm hingeben.
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