Das Pflichtenheft hat die Aufgabe, eine reibungslose Umsetzung aller anstehenden Aufgaben im laufenden Projekt sicherzustellen. So ist es wie eine Art Anleitung, um die Anforderungen möglichst exakt festzulegen und konkret zu erfassen. Für die ausführende Agentur wird das Pflichtenheft dabei zu einer wichtigen Begleitung, um später keine der zentralen Anforderungen außer Acht zu lassen.
Da sich im Pflichtenheft detaillierte Ausführungen zu jedem Projektschritt finden lassen, ist es für den Webentwickler mit einem gewissen Aufwand verbunden. So werden direkt im Pflichtenheft alle wichtigen Schritte und Details vermerkt, die im Rahmen des Projekts zu beachten sind. Gleiches gilt für die Beteiligten am Projekt, wodurch sich für eine klare Definition aller Ziele sorgen lässt. Rund um die Verteilung der im Pflichtenheft definierten Anforderungen entsteht dadurch eine gute Übersicht.
Aus rechtlicher Sicht gibt es für ein Pflichtenheft keine vorgeschriebenen Anforderungen. Dennoch sind bestimmte Informationen und Anforderungen immer zu integrieren, um für eine reibungslose Umsetzung des Projekts sorgen zu können. Da in einem Pflichtenheft alle Details und Abläufe für das aktuelle Projekt beschrieben werden, sind vor allem die folgenden Inhalte direkt im Heft vermerken:
Zunächst sollte der Projektumfang in etwa angegeben werden. Dies folgt direkt im Anschluss an die Nennung möglicher Auftraggeber und Auftragnehmer, wodurch der Projektumfang bereits etwas genauer dargestellt wird. So sollten auch Mitarbeiter anderer Abteilungen informiert sein.
Bei vielen Projekten bestehen bereits einige Systeme oder Bestandteile zur Umsetzung. Daher ist die Dokumentation der Ausgangslage von Bedeutung, um den Aufwand noch besser abschätzen zu können. Umso mehr bereits umgesetzt wurde, desto weniger Zeit werden Sie noch benötigen.
Die genaue Mitwirkung am Projekt sollte ebenfalls im Pflichtenheft erfasst werden. Dies sorgt für eine klare Zielsetzung sowie für übersichtliche Strukturen, um alle Ansprechpartner zu den vielen Aufgaben im Blick zu behalten. Auch die Kommunikation ist in diesem Abschnitt so zu erfassen.
Aspekte wie die voraussichtliche Zeit für die Bearbeitung oder die Betriebs- und Arbeitszeiten sind für diesen Abschnitt von Bedeutung. Dies macht die jeweiligen Bedingungen transparent und trägt dazu bei, dass auch die Auftraggeber den Überblick zur Arbeitsweise vor Ort behalten.
Häufig sind gewisse Produkte oder Hard- und Softwarelösungen zur Umsetzung nötig. Diese lassen sich im Bereich der technischen Details aufführen, um das Equipment ganzheitlich und ideal zu koordinieren. Auch die damit verbundenen Beschaffungsprozesse lassen sich nennen.
Sollten in der Vorbereitung bereits Probleme auftreten, können diese innerhalb der jeweiligen Problemstellen erfasst werden. Häufig gibt es für die genannten Aspekte bereits erste Ansätze zur Lösung, deren Ansätze ebenfalls direkt an der Stelle im Pflichtenheft erwähnt werden sollte.
Die Umsetzung allein stellt noch keine hohe Qualität sicher. Aus diesem Grund ist die Definition klarer Qualitätsfaktoren bereits im Vorfeld ratsam, um die Kontrolle und Abnahme zu fördern. Dies hilft dem Auftraggeber dabei, das Endergebnis anhand fester Maßstäbe gut zu bewerten.
Abschließend sollte auch der detaillierte Ablauf für die Entwicklung nicht fehlen. Dieser macht das Pflichtenheft zu einer vollwertigen Anleitung und trägt dazu bei, dass der Organisation des Vorhabens nichts im Weg steht. So lässt sich stets ein Blick auf den Entwicklungsablauf werfen.
Nicht jedes Projekt erfordert ein eigenes Pflichtenheft. So reicht die einfache Absprache bei einer kleineren Korrektur oder bei Fehlerbehebungen problemlos aus. Anders ist es jedoch zum Beispiel bei einem vollständigen Relaunch sowie bei der Erstellung einer neuen Website. In diesen Fällen ist ein Pflichtenheft die nötige Absicherung für die Agentur, um wichtige Faktoren vorab dokumentieren zu können. Unsere Liste der wichtigen Punkte lässt sich dabei je nach Bedarf noch flexibel erweitern.
In vielen Fällen basieren Programmierung und Webdesign auf mehreren Etappen, was sich im Pflichtenheft optimal darstellen lässt. Umso größer das Projekt ist, desto wichtiger wird die Nennung und Ausführung in einzelnen Schritten. Auch die Probleme und Herausforderungen werden dadurch häufig deutlich umfassender, weshalb es auf passende Lösungen direkt im Pflichtenheft ankommt.
Die im Pflichtenheft integrierten Beschreibungen sollten so genau wie möglich sein. Nur so hat die Agentur, aber auch der Endkunde einen vollständigen Überblick. Gleichzeitig sollte das Pflichtenheft jedoch etwas Raum für mögliche Korrekturen und Anpassungen lassen, um auf Veränderungen im Rahmen des Projekts zu reagieren. In Verbindung mit einer klar verständlichen Sprache und zudem mit möglichst einfachen Formulierungen gelingt es, das Pflichtenheft problemlos zu integrieren.
Neben den exakten Formulierungen bietet ein Pflichtenheft zudem Raum für grafische Details sowie für übersichtliche Darstellungen. Vor allem Tabellen, Diagramme oder kleinere Listen tragen dazu bei, dass wichtige Aufgaben bereits auf den ersten Blick erkannt werden. Solange die umgesetzten Details zur Übersichtlichkeit des Pflichtenhefts beitragen, steht einer guten Wirkung nichts im Weg.
Während es für den klassischen Aufbau keine verbindlichen Vorgaben gibt, sollte das Pflichtenheft aus inhaltlicher Sicht durchaus vollständig sein. Hierbei unterscheidet es sich durch inhaltliche Tiefe klar von den jeweiligen Aspekten, die direkt vom Auftraggeber vorgegeben werden. So sollten im Pflichtenheft nicht nur die geplanten Projektschritte vorkommen, sondern auch die ganzheitlichen Details zum Umfang der Projektdurchführung. Folgende Tipps sind für Ihr Pflichtenheft bedeutsam:
Auch wir als PHP Agentur arbeiten seit vielen Jahren mit dynamischen Pflichtenheften, um genauer auf die Wünsche unserer Kunden einzugehen. Vor allem bei umfassenden Websites sowie bei einem aufwendigen Relaunch kann das Pflichtenheft als detaillierte Anleitung weiterhelfen. So wird es auch im Team deutlich einfacher, die Anforderungen zu überprüfen und möglichst gut im Blick zu haben.
Wie bereits erwähnt, ist der Unterschied zwischen Pflichtenheft und Lastenheft rund um das eigene Projekt von enormer Bedeutung. Während das Lastenheft direkt vom Auftraggeber erstellt wird, ist das Pflichtenheft eine Arbeit der ausführenden Agentur. Das Lastenheft wird jedoch immer als erstes erstellt, damit sich der Aufwand für eine mögliche Projektübernahme genauer erfassen lässt. Sollte die ausführende Agentur auf Basis des Lastenheftes zustimmen, folgt dann ein neues Pflichtenheft.
Auch inhaltlich gibt es zwischen Lastenheft und Pflichtenheft jedoch gewisse Unterschiede. So ist das Pflichtenheft häufig die Antwort auf offene Probleme, die im Lastenheft bisher nicht gelöst werden konnten. Daher ist das Pflichtenheft in den meisten Fällen auch deutlich umfassender, um die damit verbundenen Inhalte anschließend als Schritt-für-Schritt-Anleitung in der Agentur zu verwenden.
Sollten unsere Kunden mit einem Lastenheft arbeiten, erstellen wir selbstverständlich auch ein dazu passendes Pflichtenheft. Dies sorgt dafür, dass die Absprachen zum Projektablauf deutlich einfacher werden, ohne dass spätere Fehler aufgrund mangelnder Absprache auftreten. Für uns als moderne Webentwickler aus Frankfurt spielt das Pflichtenheft daher eine entscheidende Rolle. Daher setzen wir während des gesamten Prozesses auf eine enge Absprache und Planung mit unseren Kunden.
Bei möglichen Fragen können wir mithilfe unseres Pflichtenheftes deutlich besser reagieren und uns ohne viel Aufwand einen Überblick zum Projekt verschaffen. Sollten auch nachträgliche Anpassungen nötig sein, lassen sich diese für einen vollständigen Überblick ebenfalls direkt in das Pflichtenheft aufnehmen. Dies ermöglicht Ihnen mithilfe des Lastenhefts zu jeder Zeit eine starke Dokumentation.
Klopfen Sie einfach kurz bei Webtronix Media an und wir besprechen unverbindlich ihre Projektziele. Stellen Sie uns einfach ihre Ideen hier unverbindlich vor.
Sie möchten nun selbst für eine konkrete Erfassung der anstehenden Aufgaben und Details für Ihr Projekt profitieren? Gerne helfen wir Ihnen mit einem praktischen Pflichtenheft und definieren die zentralen Projektschritte im Detail. Als professionelle Laravel Agentur wissen wir genau, wie wir zum Erfolg Ihres Projekts beitragen und worauf es bei einer durchdachten Umsetzung ankommt. Nehmen Sie auf Wunsch gerne direkt Kontakt zu uns auf, um den weiteren Projektablauf mit uns zu planen.
